BAB 4

Model Umum Perusahaan

 

Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwjudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.

 

Pengertian model adalah penyederhanaan dari suatu objek. Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.

Jenis-jenis model :

1.      Model Fisik

Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb

2.      Model Naratif

Model yang menjelaskan entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Co/: Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi. 

3.      Model Grafis

Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif.

Co/: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.

4.      Model Matematis

Model yang disajikan dalam rumus matematika atau persamaan

Co/:  BEP = TFC / P – C

BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost

Kelebihan :

-    Tidak mengenal geografis (siapa saja yg mengerti simbol matematis tentu dapat mengerti model tersebut)

-         Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan.

Kegunaan Model :

1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

Model Sistem Umum

1.    Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

2.    Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

 

Arus sumber daya fisik yang mengalir :

1.      Arus material.

2.      Arus personil.

3.      Arus mesin.

4.      Arus uang.

  

3.     Sistem Konsep

• ·         Sistem Simpul tertutup.

Sistem yang mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

 

Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

• ·         Sistem simpul terbuka.

Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

Co/: Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.

Dimensi-dimensi Informasi

1.      Relevansi

2.      Akurasi

3.      Ketepatan Waktu

4.      Kelengkapan

Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen penting:

•       Manajemen, pengolah informasi dan standar

1. Pengendalian Manajemen : Manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem 
2. Pengolah informasi : mekanisme yang menghasilkan suatu informasi
3. Standar : ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah yang spesifik.

Management By Exception (MBE)

Merupakan suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang diterima.

Keuntungannya :

1. Manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Kendala :

1. Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan 
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan 
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat
4. Manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat.

Critical Success factor (CSF)

Salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemempuan perusahaan mencapai tujuannya. Konsepnya sama dengan management by exception, namun CSF relative lebih stabil dibandingkan management by exception.

Model Sistem Umum Perusahaan

 

Pendekatan Sistem 

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

Tahapan Pemecahan Masalah dengan menggunakan Pendekatan Sistem 

1. Usaha Persiapan

• Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.  
• Mengenal sistem lingkungan. 
•  Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2. Usaha Definisi

•      Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

•       Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :

1.      Mengevaluasi standar.

2.      Membandingkan output dengan standar.

3.      Mengevaluasi manajemen.

4.      Mengevaluasi pemroses informasi.

5.      Mengevaluasi input dan sumber daya input.

6.      Mengevaluasi proses.

7.   Mengevaluasi sumber daya output.

3. Usaha Persiapan

1. Pertimbangan alternatif yang layak. 
2. Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
3. Memilih solusi terbaik. 
4. Menerapkan solusi. 
5. Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

Faktor Manusia yang mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiga Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi. 
2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker) :

• Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
• Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi. 

     3.  Menggunakan informasi untuk memecahkan  masalah/Pemecah masalah ( Problem solver) :

• Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem 
• Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Dari informasi pada penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa model adalah syarat mutlak bagi sistem perusahaan agar perusahaan tersebut dapat terorganisir dengan baik. Dengan banyaknya pengertian dan kegunaan daripada model maka akan memberikan banyak manfaat bagi perusahaan terutama untuk  memberikan pengertian, mempermudah komunikasi, dan memperkirakan masa depan yang cerah bagi perusahaan tersebut.

Sumber : 

http://safrilblog.wordpress.com/2011/10/23/model-sistem-umum-perusahaan/ http://santiw.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/2936/bab2modelumum.doc
http://parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/13810/Model+Sistem+Umum+Perusahaan.doc 
http://fsolihin.files.wordpress.com/2009/03/si-8-model-sistem-umum-perusahaan.pdf 
http://yokoisvip.blogspot.com/2012/10/model-sistem-umum-perusahaan.html